学会事務局業務のオンライン化について
その他, 2021.09.21佐藤です。
いつもお世話になっております。
東京ではようやく過ごしやすい日々となりましたが、いまだにコロナ禍での自粛生活を余儀なくされております。
私たちが日常的に接点を持たせていただいております450を超える学会を中心とした学術団体の皆さまからも、この1年の間での活動への影響についてお聞きする機会も多くなりました。
事務局運営されている皆さまの動向に関する傾向としては以下にポイントを整理しています。
１．会員との直接的な接点が減少。新たな会員向けサービスの必要性が高まる。
学術大会、研究会、講習会などの学会主催のイベント開催がオンライン化しており、会員各位との直接的な接点が希薄になってきている、との話題になることが多くなりました。
そのために、会員向けのメール配信の効率化や会員専用ページの拡充を実現したいとのご要望をいただいております。
２．事務局での業務が進めにくくなっており、業務のオンライン化の必要性を感じる。
事務局の皆さまもリモートワークの機会が増え、以前は事務局内で実施していた請求書・領収書の発行や発送が滞りがちとのお話をよくお聞きしています。
また、事務局設置のPCでしか業務が行えないなど、会員情報や請求/入金情報の管理における不便さを感じるケースが多くなってきています。
特に複数の事務局担当者の業務における影響が大きくなってきたことも特徴としてあげられます。
「いつでも。どこでも。だれにでも。」事務局業務を実施するための”環境”へのご要望をお聞きすることも多くなりました。
以上のような「新たな会員向けサービス」「事務局業務のオンライン化」を実現していくために必要なことは大きく2点となります。
ひとつめは、会員とのコミュニケーションのキーとなる「メールアドレスの把握」です。
単にアドレスを集めればよいだけでなく、”実際に届くのか”を確認できるようにしておく必要があります。
もうひとつは、「（会員の）利用状況の把握」となります。
会員が学会の提供するオンラインサービスを利用しているか、また利用していない会員がいる場合には利用を促す行動が実施できる必要性があります。
■ 会員管理サービスSMOOSYについて
アトラスが提供する会員管理サービスSMOOSY（スムージー）では以上のご要望にお応えするために…
1．会員マイページの提供による学会と会員とのコミュニケーションの活性化
2．事務局業務のオンライン化に必須な多様なサービスの提供
3．会員利用状況の把握や新しいメールアドレス管理方法の提供
…が実現できるサービス機能を提供させていただいております。
会員による「登録情報の確認・修正」「請求書/領収書のオンライン発行」の実現により、結果的に事務局での負担も大幅に軽減できるようになった！との嬉しい声もいただいております。
SMOOSYでは目的に応じて選択できる複数のプランをご用意しておりますので、一度オンライン（Zoom）にてご紹介の上、ご検討いただければ幸いです。
また、資料請求についてもお気軽にご依頼いただければ幸いです。
以上となりますが、
引き続き今後ともよろしくお願いいたします。
≪追記≫
現在、会員管理システムSMOOSYに関する記事をスタッフブログとしてリニューアルし、
こちらのサイトで公開しています。
ブログの他、サービスの詳細や最新情報も掲載しておりますので是非ご覧ください！