製作/出版工程の進捗管理ができるシステムがあるんです

Editorial Manager, 2020.09.30

こんにちは。大好きな夏が終わり、寒さにおびえる日々を送り始めました、瀬谷です。

コロナ禍でリモートワークをされている方も多いかと思いますが、皆さま、ジャーナルの製作/出版工程の進捗管理はどのように行っていますか？
論文が採択となった後の著者校正や校閲のやり取りをお電話やメールで、また、その進捗管理をエクセルでやっているという学会様/出版社様も意外に多いのではないでしょうか。
エクセルなどでの手動の管理は、担当の交代があった場合や投稿数が増えた場合に、管理が煩雑になってしまうこともあるかと思います。セキュリティや今後の管理のためにも、システムでの管理を検討する学会様も増えております。
弊社が日本総代理店をしているEditorial Manager（以下EM）は、論文の投稿～審査終了までのシステムですが、「採択になった後」を管理する姉妹製品がございますので、一例としてご紹介いたします。（Editorial Managerにご興味のある方はこちらをご覧ください）
その名も、ProduXion Manager（プロダクションマネージャー）です。

ProduXion Managerとは

EMご利用学会様からも「採択になった後に最終原稿を提出してもらいたい」「英文校閲が必要になった」「著者校正のやり取りは可能か？」などのご要望をいただくことが多くなってきました。

ProduXion Manager（以下PM）では、採択になった後の論文に対し、追加でフローを作ることができます。例えば、「採択」となった後に「著者へ最終原稿提出を依頼」や「英文校閲会社へ英文校閲を依頼」など、学会様ごとに自由にフローを作成することができるんです。

さらに、それぞれのタスクにはファイルを添付することができるので、ファイルの送受信が簡単にでき、またシステム上で履歴やファイルを一元管理することが可能です。

（フロー例）

既にEMを導入いただいているジャーナルでは、EMと同じ管理画面でPMを運用することができます。

また、以下のようにどのタスクがいつ完了したのか、画面上で進捗状況を一目で把握することが可能です。

導入のメリット

実際にPMを導入した場合の具体的なメリットを5つにまとめてみました。

ファイル誤送信のリスク軽減（セキュリティの確保）
一目で進捗管理が可能なため作業漏れ、取りこぼしを防ぐことができる
自動リマインド機能で日数が超過している原稿に督促できる
システム上でファイルをやりとりするため、メールの容量を気にする必要がない
EMと同一画面で管理ができ、操作もわかりやすい。

また、ご利用中のユーザ様からも、

「現在800本近い論文を受け付け、100本以上の論文を掲載していますが、これらの作業にほぼ1人で対応できるのはEMはもちろん、PMがあっての事だと思います。」
「校正会社、印刷会社との連絡ミスやファイルの漏れなどがなくなり、円滑に編集、発行業務が行えます。」

といった嬉しいお声を頂いております。

さいごに

ただでさえ忙しい事務局作業の中、著者、出版社、校正者、英文校閲者…など多くの方と個別にやり取りをしたり進捗管理をしたりと、複数のタスクをアナログで管理するのはとても大変な作業になるかと思います。

製作/出版工程の進捗管理にお悩みの学会様/出版社様は、是非一度ProduXion Managerをご検討してみてはいかがでしょうか。
詳細は、お気軽にお問い合わせください♪

キーワード : Editorial Manager , 事務局業務