ご存知ですか？④　世界のジャーナルの60％が利用するサービス。

Editorial Manager, 2019.10.04

こんにちは。ブログ初登場、巨人ファンの小川と申します。
神保町にあるアトラスは東京ドームが近く、仕事終わりに野球観戦にいくこともしばしばあります。今年はついに巨人がやってくれましたね…と野球の話はここまでにして、「ご存知ですか？」シリーズ第４弾、今回は世界の電子ジャーナルの60％が利用している「投稿審査システム」のご紹介です。
アトラスでは9月27日（金）に「はじめての投稿審査システム説明会」を開催し、システムの導入にご興味のある皆さまにご来社いただきました。
その際にご説明した資料をもとに、

  • 投稿審査システムの利用状況
  • システム導入によりジャーナル編集業務がどのように変わるのか

についてご紹介したいと思います。

1．世界の電子ジャーナルの60％が投稿審査システムを利用中

数ある投稿審査システムの中でも、世界標準と言われる主要なシステムが2つあります。現在公開されている電子ジャーナルは約22,000誌（※1）あり、この2つのどちらかを利用中のジャーナルはなんと60％以上。
システムを導入されていない学会様でも、「他のジャーナルで使ったことがある」という研究者の方々は多いと伺います。それだけ研究者にとっては馴染み深いシステムということですね。

※1：Scopus(Elsevierが提供するデータベース)掲載ジャーナル数をもとに推定。

2．投稿審査システム導入によりジャーナル編集業務がどのように変わるのか？

さて、ここからはそんな投稿審査システムを導入するとどのような変化が起こるかについてご紹介していきたいと思います。
具体的なシステムとしては主要システムの1つである「Editorial Manager®」を例として、各審査フローごとにご説明いたします。
※弊社は「Editorial Manager®」の国内総合代理店です。

投稿・受付

従来の問題点

著者 事務局
  • 必要書類がそろっていないまま郵送
  • メールによる誤送信
  • 受付漏れの発生
  • 投稿規定に沿っているか目視で細かくチェック

システム導入前は、主に手作業による手間や人的ミスを課題と感じられている学協会様も多いのではないでしょうか。

システム導入後

Editorial Manager®では、必須ファイルをアップロードしないと投稿が完了できない仕組みになっています。また、著者の投稿画面上部にあるステータスバーは不備があるとエラー表示になるため、投稿時の不備を減らすことができます。

▽著者投稿画面

さらに著者に対して任意の質問項目を設定することもできます。回答形式もラジオボタンや記述式など複数から選択できますので、投稿時に紙でのチェックリストをお使いの学協会様は、現状に限りなく近い形でシステム化することができます。

編集者選定

従来の問題点

編集委員長 編集委員
  • メールによる個別打診
  • 督促が心苦しい
  • 打診メールに気がつかない
  • 複数の打診による混乱

ご検討されている事務局様からは、メールで個別に打診することによる手間や、忙しい編集委員長・編集委員の先生方に電話やメールで督促をすることでの心理的負担の声もよく伺います。

システム導入後

システムに登録している編集者リストの中から、ワンクリックで打診をすることができるようになります。また、打診したものの未回答の編集者に対して、「打診から〇日経過後」など任意のタイミングで自動的にリマインドメールを送信することも可能です。
編集者はログインすれば自分の担当投稿状況が一目で確認できるので、複数担当により混乱することもなくなります。

▽編集者メインメニュー

必要な作業があるときは、投稿のステータスに応じて自動的に分類されます。（）内の数字はフォルダ内の投稿数です。

査読

従来の問題点

編集委員 査読者
  • 査読者リストから個別にメールで打診
  • 査読期限を管理し〆切前にメールで打診
  • 査読期間中は原稿を携行しなければ
  • 査読期限をうっかり忘れる

各投稿の査読期限や査読者の担当状況などを事務局や編集委員の先生が手作業でExcel等で管理する必要がありました。
また、査読者へ原稿を郵送されている場合は、査読者は紙の原稿を持ち歩かなければ査読ができず、セキュリティ上も好ましくありません。

システム導入後

査読者検索画面では、登録している査読者の中から投稿との「分野の合致」など任意の条件で検索することができます。また、検索結果には「査読中」「最近の査読完了日」などの実績が表示されますので、査読者の状況を確認しながら打診することが可能です。

▽査読者検索画面

審査

従来の問題点

編集委員 編集委員長 事務局
  • 査読者のとりまとめに苦労している
  • 判定が分かれたときの会議体設定が大変
  • 査読結果からの最終判定を個別にメールでやりとり
  • 編集委員からの依頼等で著者への連絡が負担となる

2名の査読結果が分かれた場合に判定会議を開いたりと、とりまとめにも手間が掛かっているかと思います。

システム導入後

アサインしたメンバーで自由にチャットができる、「ディスカッション」という機能があります。相談ごとがある場合はいつでも・どこでも意見交換ができるので、会議体の設定も不要になります。

▽ディスカッション画面

3．最後に

投稿審査システムの利用状況、そしてシステム導入後の変化についての一部をご紹介させていただきましたが、いかがでしたでしょうか？
システムを導入することで全ての課題を解決することはできませんが、これまでに経験した190誌近い導入事例をふまえて、システムを活用して学協会様の負担を削減するためのコンサルティングやご提案もさせていただきます。
「導入したら楽になりそう！」
「ちょっと話を聞いてみたい！」
と思われた方は、是非お気軽にお問合わせください。

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