ジャーナル小話③ 先生が事務局をやったら大変な話

その他, 2019.06.14

東京オリンピックまであと1年、チケットの申し込みが始まったり聖火リレーのルートが発表されたりとだんだん盛り上がってきましたね。

個人的には、いよいよ五輪を日本に呼んだ男の第2部がスタートする大河ドラマ「いだてん」を楽しみにしているジェイミーです。

アトラスのお客様でもある学協会の中には、大学の先生が事務局をやっている学会もけっこうあります。その場合、先生の研究室が事務局になってるケースも多く、日々の授業や研究をしながらどうやって事務局の仕事をされているのか気になり、担当になった先生に話を聞いてきましたのでご紹介したいと思います。

とにかく手間のかかる年会費の管理

年会費は学会を運営するうえで大切な収入源となっています。
そんな年会費の請求は、年に１度のイベントで事務局がやるべき主な仕事は次の3つです。

これだけ見るとそんなに難しいことはなさそうですが、実際に話を聞くと、どれも手間がかかっているようです。

まず「会員へ請求書を送付する」では、前回のコラムに書いた会員情報の更新問題がここでも大きな問題になっていました。せっかく送付した請求書も宛先不明で戻ってきた会員にはメールや電話で正しい送付先を確認してもう一回送り直さないといけません。

次に「入金を確認する」では、通帳記帳に行ったり振込データをもらってから会員情報と金額の確認と突き合わせをしていきますが、ここでも入金金額が請求金額と異なる会員がいたら個別に電話やメールで連絡して再度請求書を発行・送付し入金確認が必要です。

最後の「領収書を送付する」では、「会員へ請求書を送付する」と同じように宛先不明で戻ってきた会員へのメールや電話で確認して再度発送が必要です。ほかにも年会費を公費で支払う会員も多く領収書のあて名を変えて再送してほしいなどの連絡もあるそうです。

どの工程も常設事務局のある学会とは違い、担当の先生がいつでもできるわけでありません。授業や研究が終わってから対応することが多く、やり取りするにも時間が限られてしまい対応が遅れ、会員から「まだですか？」「どうなっていますか？」と催促されてしまうことも…

メールや電話での確認作業は大変ではありませんが、日々の仕事をしながら限られた時間の中で対応するには「手間がかかる」ので、帰る時間が遅くなることもしばしばあるそうです。

研究者は「会議や事務作業に追われて論文を書く時間がない」というニュースを目にしますが、これに加えて学会の事務局業務もやるとなったらそれこそ時間がなくなりますね。

今回トピックの年会費の管理では、SMOOSYを利用することでこんなことができます。

事務局の作業はシステムで自動化する
年会費の請求は、管理画面から一括請求するだけです。会員にはマイページや一斉メールでお知らせできます。
入金確認はオンライン決済を利用することで消込作業まで自動化できます。通帳記帳に行ったり振込データを見ながら入金確認する作業を削減します。

会員自らがマイページでできることを増やす。
前回のコラムでご紹介した住所変更などの会員情報の更新、支払い方法の変更、請求書・領収書の発行ダウンロードなど、手間がかかっている会員とのやり取りは、事務局へ連絡することなく会員マイページで会員自身が出来るようになっています。

この2つだけでも手間のかかっていたやり取りだけでなく、請求書・領収書の印刷発送の費用も削減できます。

参考までにSMOOSYを使って会員が請求書・領収書を発行する手順をご紹介します。

会員マイページから3つのステップで請求書・領収書が発行できます。

あて名の間違いなどによる再発行も会員本人ができるため、「会員へ請求書を送付する」と「領収書を送付する」に関わる事務局の作業をグっと削減できます。

SMOOSYは「ITで会員管理の負担を軽減し、研究に専念できる未来へ。」というビジョンを掲げ、事務局をされている先生や研究者の助けになるサービスとして提供しております。

▽詳しくはサービス紹介ページご覧ください

次回も先生から聞いた事務局業務の話をご紹介したいと思います。
See You Later !!

≪追記≫
現在、会員管理システムSMOOSYに関する記事をスタッフブログとしてリニューアルし、
こちらのサイトで公開しています。
ブログの他、サービスの詳細や最新情報も掲載しておりますので是非ご覧ください！