ジャーナル小話② 4月の事務局業務が楽になった学会の話

SMOOSY, 2019.04.11

4月は新年度・新入生・新入社員そして新年号発表と、なにかと新しいことがはじまる変化の多い季節ですね。そして4月の一大イベントと言えば「🌸お花見🌸」ですが、寒さが苦手なのでサクラを歩いて見るだけなジェイミーです。

今回はアトラスが提供している会員管理クラウドサービスSMOOSY(スムージー)を導入いただいた事務局担当者から聞いたこの季節ならでは?の会員情報変更にかかわる仕事の大変さについて書いてみたいと思います。

 

4月の事務局は特に忙しい?

アトラスのお客様でもある学会の事務局は、年間通して学会誌の発行と学術大会の開催準備など通常業務と平行しながらやっているのでいつも忙しいわけですが、4月は異動があるので「お花見」している暇もないぐらい特に忙しい時期だそうです。

学会の会員は、大学教員や研究者や学生が多く、大学教員・研究者は異動による所属先住所や連絡先の変更、学生は卒業して社会人・研究者となるのでこちらも住所や連絡先が変更になります。

事務局担当者の話では、会員は複数の学会に入っている事が多いのでメインの学会は忘れずに連絡先などを変更するそうですが、残りの学会は変更することを忘れている(または忘れてしまう)ケースが多いそうです。

※特に関連する学会だと学会名が似ているため、変更していた気になってしまうケースがあるとか。

また、この時期に年会費の案内をしている学会も多く、連絡先が変更されていない学会では、4月以降に会員へ連絡しようと思っても「メールが宛先不明のエラーで戻ってきた・電話番号が繋がらない・郵送物が戻ってくる」という状況になってしまいます。

 

連絡が取れない会員への対応

とは言え、事務局もそのまま放置しておくこともできないので、連絡が取れなくなった会員と仲の良い先生や同じ所属先だった会員に電話やメールで異動先を確認したり、さらにネットで異動先を調べてみたりとかなりの手間暇をかけて追いかけていくそうです。

なんとか連絡が取れた会員には、そこから連絡先変更内容の確認と会費の領収書や送付物の再発送の手続きしないといけません。

会員情報の「変更確認業務」と文字にすると大変そうに感じませんが、特に会員との「やり取り」は相手も異動でバタバタしている状態なので時間と手間が思いの外ながくかかる仕事となってしまい事務局の大きな負担になっていたそうです。

 

会員情報変更業務の負担を減らす

今回、SMOOSY(スムージー)を導入された学会様は、毎年の異動などによる会員情報の変更手続きや請求書・領収書の発送業務を事務局で対応したくないという要望を叶えられる事が決定の大きなポイントでした。

会員マイページ機能では、会員自身による会員情報の変更はもちろんのこと、年会費の支払いに請求書・領収書も直接ダウンロードできるため事務局がやる仕事はかなり楽になります。

 

最後にSMOOSY(スムージー)を利用した会員情報更新依頼の流れをご紹介したいと思います。
はじめに事務局から一括メール送信機能を使って会員へお知らせメールを送ります。

 

1.事務局の管理画面で現在の会員を絞り込み「一括メール送信」ボタンをクリック

 

 

 

2.一括メール送信画面でメールテンプレートを選択して確認ボタンをクリックしたらあとはメール送信するだけで完了です。

 

 

メールが届いた会員は、会員マイページから3つのステップで会員情報を変更することができます。

 

1.会員マイページで会員情報を確認します。

 

2.現在登録されている連絡先住所・メールアドレスを確認して「会員情報変更」ボタンで変更画面に進みます。

 

3.変更画面で住所やメールアドレスなどを変更して「確認」ボタンで変更手続き完了です。

 

会員ご自身の手続きはこれだけです。

会員マイページはスマートフォンにも対応していますので思い立ったらいつでも変更できますし、時間としても数分ですので負担なく手続きしていただけると思いますが、いかがでしょうか?

 

次回もSMOOSYを導入いただいた事務局担当者から聞いた仕事が楽になった話をご紹介したいと思います。
See You Later !!