会員管理サービスの活用方法を紹介します

SMOOSY, 2021.01.22

明けましておめでとうございます。SMOOSY®導入サポートを担当しております、金沢です。
年が明けてより一層冷え込む季節になりました。厳しい寒さが続きますが、冬は実家にいる4匹のねこたちがモフモフになるので個人的に好きな季節でもあります。
(ねこはいつどの瞬間も愛らしいですが…)

さて、今回はアトラスで提供している会員管理サービスSMOOSY®の活用方法についてご紹介したいと思います。
「名簿管理」と「会費管理」に特化したクラウドサービスであるSMOOSY®ですが、ご利用中や導入検討中の学会さまから「SMOOSYを使ってこういうことはできないか?」とご相談いただくことが多々あります。

学会さまによって運用の仕方は様々なため、SMOOSY®のようなパッケージ版のサービスでは難しいと感じるかもしれませんが、工夫次第ではご要望に沿った形でご提供することもできます。
で出来ること・実際に学会さまが行っている活用方法を紹介していきますので、会員管理システムを導入したいけど悩んでいる、会員管理以外にも使い道があるの?という方の目に留まれば幸いです。

セミナーの参加費をSMOOSY®で管理したい

私はSMOOSY®の導入サポートを担当し始めてから1年も経っていないのですが、こちらは一番多く聞くご要望のひとつです。
SMOOSY®の「会費管理」は年会費・学会誌の請求をするという前提でシステムを構築しています。
年会費・学会誌の請求ができるならセミナー参加費の請求も簡単にできるのでは?と思うかもしれませんが、両者には以下のような違いがあります。

年会費・学会誌 セミナー参加費
・入会時に申し込みをする
・年次請求
・セミナーごとに参加者を募る
・セミナーごとに参加費を請求する

※一般的な例になります。

SMOOSY®でセミナー参加費を請求する方法としては、まずセミナー参加者を把握しなくてはいけません。
SMOOSY®では入会時以外の申込機能はないため、別途無料で利用できるサービス(Googleフォームは簡単かつ無料でフォーム作成ができておすすめです!)で参加者を募集していただきます。
次に年会費・学会誌のほかに「セミナー参加費」を商品として追加します。

商品設定ページ

参加申し込みの締め切りが過ぎたら、SMOOSY®で対象者(参加者)を抽出して先ほど作成した商品「セミナー参加費」の申し込み対象者として登録します。
申し込み対象者の設定が完了したら申し込みあり・なしで対象者を絞り込むことができるため、申し込みありの会員に「セミナー参加費」を請求します。

検索画面
以上の作業が完了すると、参加者のSMOOSY®会員マイページには「セミナー参加費」の請求が表示され、年会費や学会誌と同様に学会に支払わなくてはいけない請求内容を確認できます。
このように、SMOOSY®にある会員マイページの機能や商品追加の機能を利用して年会費や学会誌以外の請求をすることも可能です。

会員だけに公開したい内容がある

会員だけにお知らせをしたい場合、会員登録されている情報からメールや郵送で連絡することがあるかと思います。
SMOOSY®では会員登録をすると会員一人ひとりに「会員マイページ」が作成され、ログインをするとそこで自身の請求情報の確認・支払い、会員情報の更新などができます。
SMOOSY®の「お知らせ」機能では、会員に限定したお知らせを「会員マイページ」に表示することができます。

▼SMOOSY®会員マイページトップ画面(上部)
マイページTOP

総会の議決権行使をしたい

下の画像は学会さまから「SMOOSYを使って会員が議決権を行使可能にできないか」とご要望を受けてサンプルを作成したものになります。
「お知らせ」機能にはHTMLでの記述も可能なため、リンクも設定ができます。
議決フォームを設定していただき、詳細の資料を掲載したい場合はそちらのリンクも併せて記述していただきます。

議決権行使

簡単な講演プログラムを公開したい

小さな規模の講演プログラムであれば、SMOOSY®のお知らせ機能を使って公開することも可能です。
実際に「簡単な講演プログラムを公開したい」とご要望を受けて作成したサンプルもございます。
プログラム

さいごに

SMOOSY®では研究者である先生方が学会さまの事務局業務以外の業務や研究に充てる時間を確保できるよう、日々改善点を検討してバージョンアップしております。
今回ご紹介した機能以外にも学会さまのお役に立てるものがあるかもしれないため、会員管理システムの導入をご検討中の学会さまも是非お気軽にご相談いただけたらと思います。
SMOOSY®にご興味をお持ちいただけた場合は、こちらから資料請求をお願いいたします。オンライン決済にかかる費用の御見積りが必要な場合も、その旨をご連絡いただければ概算の費用をご案内させていただきます。

それでは、また次回お会いしましょう!

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