SMOOSY会員管理システムにいただいたご要望、ご意見からの機能開発について

SMOOSY , その他, 2021.06.28

SMOOSY会員管理システムのサポートを担当している双木(なみき)です。
今年もあっという間に半分が終わろうとしていますね。早く安心して外出ができる世の中になりますように‥
今回はSMOOSYを利用している事務局様からご要望やご意見をいただいてから機能がリリースされるまでのお話をさせていただきます。

Step1. 受付&検討

①受付

SMOOSYではご利用中の事務局様からご要望やご意見をいただいた場合、最初に窓口であるサポート担当が内容を確認します。SMOOSYで対応ができるようであれば対応方法を、SMOOSYにない機能であれば代替案をご提示させていただきます。SMOOSYにない機能のご要望、ご意見の場合は、ご事情の背景の詳細を確認させていただきます。

ヒアリングさせていただく内容:

        • 機能の目的
        • 使用される頻度
        • これまでどのように対応されてきたか

②サポート・営業チームで共有、検討

現状のSMOOSYにない機能のご要望、ご意見の場合は、弊社内で管理しているSMOOSY顧客要望管理ボードにご要望、ご意見の詳細を登録し、週1回のサポート・営業チーム定例会議で共有します。その際に過去に他学会様から同様のご要望やご意見をいただいていないか照会したり、機能がないことによりどれぐらい学会様に負担がかかるかを話し合います。

話し合う内容:

        • 機能の目的、使用される頻度
        • 他学会様での要望照会
        • 機能がないことによる学会様での負担

③サポート・営業・システム開発部門で共有、検討

サポート・営業関係者で共有、検討した結果、機能開発の必要があると判断した場合、また事例としてシステム開発部門と共有したほうがいいと判断した場合、週1回のサポート・営業・システム開発部門の定例会議で共有します。3者間であらためてご要望、ご意見の背景や、これまでに同様のご要望が他学会様からどれぐらいあったかを確認し、機能を開発するかどうか、どこまでの機能を開発するか、緊急性はどうか、既に挙がっている他の機能開発候補との優先順位をどうするか検討します。

話し合う内容:

        • 機能の目的、使用される頻度
        • 他学会での要望数
        • 開発規模(どこまでの機能を開発するか)
        • 緊急性
        • 他の機能開発候補との優先順位

 

Step2. 仕様検討&開発

①仕様検討

話し合いの結果、機能を開発することが決定した場合、システム開発部門で仕様の詳細を検討します。さまざまなパターンにおいてどういった対応が必要になるか、どこまで対応すべきか検討します。場合によっては事務局様に再度ヒアリングさせていただくこともあります。


②仕様確定

システム開発部門で仕様の詳細を検討した結果を、サポート・営業・システム開発定例会議で共有し、問題がないか確認のうえ確定します。


③開発

システム開発部門で仕様をもとに開発します。小規模であれば数日、大規模であれば数ヶ月かかります。


④確認

開発された機能を確認し、想定通りにできているか、問題がないか確認します。

 

Step3. 事務局様へご案内

新たにリリースされる機能について、事務局様へご案内します。
連絡はメールで、機能の詳細はSMOOSYサポートサイトのお知らせに掲載します。

 

ご要望、ご意見からの機能開発事例

事務局様からのご要望、ご意見をもとに機能を開発した事例をご紹介します。

宛名ラベル機能が欲しい。
送付先リストを宛名ラベル形式でダウンロードできる機能を開発。
複数会員まとめて事務局のみ閲覧ができるメモ欄に一括登録したい。
備考一括更新機能を開発。対象の会員それぞれに記録されている備考情報を残したまま、一括で情報を登録。
年会費を自動的に徴収する機能が欲しい。
登録されたクレジットカードから毎年決まった日にちに自動引落ができる機能を開発。
会員の表示順を会員番号の昇順、降順で並べ替えたい。
申請された昇順/降順、会員番号の昇順/降順で並び替えれるように機能を開発。
請求作成にかかる時間が長い。
サーバ設定を変更し、短い時間で請求作成できるように対応。

 

会員様のお問合せからの機能開発事例

会員様から事務局様によくあるお問合せなども、機能の開発やレイアウトの見直しの対象になります。

どうやって会費を支払えばいいか分からない。
画面を表示してから支払うまでの導線を見直し、レイアウトを変更、ボタン名を変更、説明文を追加。
(海外の方から)日本語画面から英語画面への切り替え方法が分からない。
英語画面用URLと英語画面用メール変数を作成し、受信メール内のリンクをクリックすると直接英語画面が表示されるように対応。
さまざまなお問い合わせについて。
画面から参照できる「ヘルプ」を用意。

 

さいごに

SMOOSYはご利用中の事務局様、会員様のお声から改善点を検討し、バージョンアップしております。数多くのさまざまなご要望、ご意見を頂きますため、全てに対応することはできないのですが、頂いたご要望、ご意見はしっかりと記録し、SMOOSY関係者で共有させていただきますので、ぜひお気軽にお声をお聞かせいただけますようお願い申し上げます。

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