学会のお悩み:「会費未納」問題編

SMOOSY , その他, 2021.04.15

こんにちは、小川です!
3月に神保町から乃木坂へオフィスを移転し、たまに出社する時はランチのお店を開拓するのが楽しみになっています。乃木坂周辺でオススメのお店がありましたら、是非教えてください。
さて、今回のテーマは多くの学会様の課題でもある「会費未納」問題についてです。

会費未納問題

様々な学会様にお話しを伺っていると、やはり会費未納の会員の対処に悩まされているところは多いようです。
2、3年連続未納で自動退会とされる学会様が多いようですが、やはりその前にちゃんと払って会員を継続いただくのがベストですし、何より学会運営の原資となるのが会費なので、学会様としてはきっちり徴収したいところかと思います。

未納の原因

原因はいくつかあるかと思いますが、主に以下のようなことが挙げられます。

①会員がそもそも気付いていない

何度も郵送などで督促しているものの、会員が放置していて気付いていないパターンです。特に複数学会に加入されている会員様の場合は郵送物も多いため、ご自身でもどの学会が過去何年分未納かも把握されていないというケースも多いかと思います。

②銀行振込や郵便振替の手間

振込手段が「銀行振込」や「郵便振替」などのオフラインの方法しかないため、会員が銀行やATMに行く時間がない、または手間に感じて放置されてしまうパターンです。大会に参加する時にまとめて払おうと思っていて、すっかり忘れてしまう方もいらっしゃるようです。最近ですとネットショッピングでもクレジットカードなどのオンライン決済が主流になってきていますので、やはり忙しい中振り込みに出向くというのを手間に感じてしまうようです。

③連絡手段が郵送しかない

これは事務局様側のお話となりますが、会員のメールアドレスを収集していないため、連絡手段が郵送しかないというパターンです。
常に見ているスマホやPCと違い、①でも挙げたように郵送だと気付かないまま放置されてしまうことがあるようです。

④宛先不明

請求書を送ったものの、宛先不明となり返ってきてしまうパターンです。会員がうっかり住所変更の連絡を忘れてしまうことも少なくないと思いますが、③で挙げたようにメールアドレスが分からない場合は打つ手がなくなってしまいます。

未納率改善のための施策

①メールアドレスの収集

会員のメールアドレスを収集することは未納率改善の第一歩かと思います。
前述したとおり郵送物ですと気付かず放置されてしまう可能性があるのと、学会様が督促する際に事務作業の手間を減らす意味でもいずれはメールへの切り替え、または郵送と併用されるのが良いかと思います。

②会員管理システムの導入

やはりシステム導入の一番のメリットは、クレジットカードなどのオンライン決済ができることです。請求内容を確認してそのまますぐに決済ができるので会員の手間が少なく、入金情報は自動的にシステムに反映されるので、事務局様の消込も不要になります。また、海外からの送金でPayPalをご利用いただいている学会様にとっても、クレジットカード決済を導入することで支払方法が一本化できるメリットがあります。このあたりは前回の記事(とにかく手間がかかる!学会の会費請求)で詳しくご紹介しておりますので、是非ご覧ください。
また、弊社が提供している会員管理システム「SMOOSY®(スムージー)」では、会員マイページにログインすると未払いの請求が一覧で表示されます。入金が完了するまではトップ画面に表示されますので、支払漏れを防ぐことが容易になります。

【SMOOSY®の会員マイページ トップ画面】

さいごに

現在SMOOSY®は導入実績が60学会を超え(導入準備中含)、他学会様の事例やシステム導入後の変化なども続々集まってきております。
また何か有益な情報がありましたら、こちらのブログでご紹介させていただきます!