とにかく手間がかかる!学会の会費請求

SMOOSY, 2020.11.27

こんにちは、2回目の登場となります巨人ファンの小川です!
このブログの下書きを書いている今現在、日本シリーズはソフトバンクが2勝という状況ですが、公開される頃にはどうなっているでしょうか…。坂本の2,000本安打の勢いそのままに、何とか日本一に導いてほしいものです。(追記:公開日時点ではソフトバンクの日本一が決まってしまいましたね(涙)、また来年に期待します!)
さて、今回のテーマは「学会の会費請求」についてです。

責任重大かつ手間がかかる会費請求

会費請求は学会事務局にとっては日常業務でありながら、重要かつ非常に手間のかかる作業です。会員種別ごとに異なる金額の請求書を作成し、封筒に入れて発送、入金の都度消込作業をして領収書を発行する…一口に「会費請求」と言ってもこれだけの作業が発生します。さらに請求書が宛先不明で戻ってきたり入金額が請求額と異なったりするようなことがあれば、電話やメールで会員に確認する手間も生じます。
そんな会費請求ですが、実際に学会様のお話を伺うと大体以下の4パターンの支払方法のいずれかを採用(または併用)していらっしゃるようです。

 

支払方法 概要
銀行振込 学会が指定する銀行口座に直接振り込む方法です。銀行窓口、ATM、ネットバンキングなど任意の方法で振込むことができます。振込手数料は、振込金額や振込方法によって異なります。
郵便振替 専用の払込取扱票を用いてゆうちょ銀行宛に送金する方法です。ゆうちょ銀行窓口やゆうちょ銀行のATMで送金ができます。払込取扱票には、手数料を学会が負担する「赤色の用紙」と会員が負担する「青色の用紙」の2種類があります。
自動口座振替 集金代行サービスと契約することで、毎月の指定日に会費を自動的に引き落として学会口座に振り込む方法です。会員からすると振込手数料はかからず学会も確実に会費を徴収できることがメリットですが、集金代行サービスへの委託費用が発生します。
現金 現地開催の大会が少なくなっている今現在ではあまりないかもしれませんが、大会の際に会員が現金で支払う方法です。

 

上記支払方法の場合、いずれも入金があると記帳に行ったり振込データを基に会員情報と突き合わせて消込をすることになります。上で挙げたように請求額と入金額が異なる場合は会員への連絡が必要になったり、所属機関が会費を負担する場合などで請求先と振込人名義が異なると照会が必要になったりと、どうしても手間が発生してしまいます。自動口座振替など丸ごと業者に委託する場合は楽にはなりますが、その分委託費用が発生します。さらに最近では業者への委託を止めて、学会内で事務局業務を完結できるようにしたいという学会様も増えてきているようです。

入金消込の手間を削減!オンライン決済のご紹介

弊社がご提供するクラウド型会員管理サービス「SMOOSY®(スムージー)」は、おかげさまで導入準備中も含めて60近い学会様にご利用いただけるようになりました。

SMOOSY®導入のきっかけで最も多いもののひとつが「会費請求や入金消込の手間を削減したい」というものです。ここでは実際に多くの学会様にお選びいただいているSMOOSY®の「オンライン決済」についてご紹介したいと思います。

支払方法 概要
クレジットカード決済 SMOOSY®では最も利用率の高いオンライン決済です。

クレジットカード決済の中でも、支払いの都度カード情報を入力する方法と、一度入力したら2年目以降は自動で引き落としができる継続決済の2種類から選択できます。

バンクチェック決済 SMOOSY®の会員マイページで受付作業をすると、「1つの請求につき1つの振込先口座」が自動発行される決済方法です。銀行窓口/ATM/ネットバンキングなど任意の方法で振り込むことができます。

会員側からすると通常の銀行振込と同じように振り込むことができるのが特徴です。

コンビニ決済 会員自身で支払いをするコンビニを選択し、コンビニに設置してある端末機械またはレジにて振り込む方法です。

全国約37,000店舗のコンビニが利用可能で、24時間365日振り込むことができます。

 

オンライン決済の一番のメリットは、入金消込の手間が不要になるということです。

入金があるとSMOOSY®に登録されている会員情報と紐づけられ、自動的に入金情報が反映されます。下図のイメージのように、会員がまだ支払をしていない場合は[請求・入金状況]欄が「未入金」のままですが、オンラインで支払をした場合は即時に「入金済み」のステータスに変わります。

▽画面イメージ【事務局管理画面】

入金情報

上記でご案内したオンライン決済はいずれも決済代行サービス会社であるROBOT PAYMENT社への月額利用料および決済ごとの処理料が発生しますが、これまで入金消込にかかった手間やコスト・外部委託の費用を置き換えるとすると、実際にはそれほど変わらずシステムへの移行が出来るのではないかと思います。

さらにSMOOSY®の会員マイページ上では請求書と領収書のダウンロードが可能で、宛名も会員自身で修正することができます。冒頭で挙げたような郵送や再発行にかかる手間を削減することもできます。

さいごに

会費請求はどこの学会様でもお悩みのタネになっているかと思います。

学会様の貴重なコストとお時間を削減し、その分楽になったり別の業務や研究に充てる時間を確保できたりするようになれば、弊社としても本望でございます。

SMOOSY®にご興味をお持ちいただけた場合は、是非こちらからお気軽に資料請求をお願いいたします。オンライン決済にかかる費用の御見積りが必要な場合も、その旨をご連絡いただければ概算の費用をご案内させていただきます。

それでは、また次回お会いしましょう!

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